Avis de confidentialité

La présente politique de confidentialité s’applique aux activités de Leith Wheeler Investment Counsel Ltd. Nous nous engageons à respecter et à protéger le caractère privé et confidentiel des renseignements que vous nous confiez. Notre politique de confidentialité décrit nos principes et nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

En soumettant des renseignements personnels à Leith Wheeler ou en visitant son site Web ou son portail client en ligne, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ces renseignements conformément à la présente politique de confidentialité.

Responsabilité

Nous sommes responsables des renseignements personnels dont nous avons le contrôle en établissant des politiques et procédures en matière de protection des renseignements personnels, en les appliquant et en formant nos employés à leur égard, afin de promouvoir la conformité à ces principes. Nous avons désigné un chef de la protection des renseignements personnels, qui est notre chef des finances, responsable des renseignements personnels dont nous avons le contrôle et de la conformité au présent avis de confidentialité.

Nous avons mis en place des politiques et des procédures rigoureuses pour régir la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, y compris la conservation et la destruction des renseignements personnels, les rôles et responsabilités de nos employés dans le traitement des renseignements personnels et les procédures de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels. Chaque employé est responsable du respect et de la protection des renseignements personnels auxquels il a accès.

Consentement

Avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements au sujet de nos clients, nous demandons leur consentement. Nous recueillerons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin afin de vous fournir du mieux que nous pouvons les produits et les services que vous avez demandés.

Nous pouvons obtenir votre consentement de toutes sortes de façons. Nous pouvons obtenir votre consentement exprès verbalement, en ligne ou par écrit. Par exemple, lorsque nous recueillons vos renseignements au moyen de notre formulaire de demande d’ouverture de compte, nous vous demandons officiellement votre consentement pour la collecte et l’utilisation de ces renseignements lorsque vous signez la demande. Nous pouvons obtenir un consentement implicite lorsque vous utilisez un produit ou un service, ou lorsque vous communiquez avec nous pour obtenir des renseignements, ou faire une demande de produits ou de services.

Vous pouvez refuser de nous fournir des renseignements personnels ou retirer en tout temps votre consentement à la poursuite de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels déjà recueillis, sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles et moyennant un avis raisonnable. Si vous refusez de fournir des renseignements personnels ou retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir certains produits ou services. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps moyennant un avis écrit à notre chef des finances.

Détermination des fins de la collecte des renseignements

Leith Wheeler recueille et utilise des renseignements personnels concernant ses clients actuels et potentiels afin de leur fournir les services qu’ils lui ont demandés en tant que client et de s’acquitter de ses obligations juridiques. Nous utiliserons ou communiquerons vos renseignements personnels uniquement pour la raison pour laquelle ils sont recueillis ou à d’autres fins auxquelles vous consentez, ou lorsque la loi l’exige. Plus précisément, nous pouvons recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels aux fins suivantes :

vous identifier et s’assurer de l’exactitude des renseignements contenus dans votre dossier client;
satisfaire aux exigences en matière de connaissance du client et de convenance;
vous fournir des services de gestion de placements, y compris l’administration, l’exploitation et la tenue de votre ou vos comptes, et la saisie et le traitement des opérations dans votre portefeuille;
vous fournir les relevés de compte, les avis d’exécution, les reçus fiscaux, les états financiers, les documents relatifs aux procurations, les avis relatifs aux régimes enregistrés et d’autres renseignements que vous pouvez demander en lien avec votre compte;
transférer votre compte vers une autre institution ou à partir d’une autre institution;
permettre à Leith Wheeler de respecter ses obligations juridiques et réglementaires, ainsi que ses politiques et procédures;
des fins commerciales légitimes, comme l’amélioration de nos activités et des services qui vous sont fournis dans le cadre de vos ententes contractuelles avec nous;
toute autre fin pour laquelle vous fournissez des renseignements personnels à Leith Wheeler;
communiquer avec vos mandataires, le cas échéant;
améliorer notre site Web, son contenu et ses caractéristiques; et
d’autres fins permises ou exigées par les lois applicables.

Nous fournirons à nos clients une description complète des raisons pour lesquelles nous exigeons certains renseignements personnels et des fins auxquelles ils seront utilisés.

Limitation de la collecte des renseignements personnels

Nous recueillerons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin pour vous fournir les produits et les services que vous demandez. Nous ne recueillerons pas de renseignements personnels au-delà de ce qui est requis par la loi. Notre site Web recueille des données au moyen des fichiers journaux pour établir les statistiques d’utilisation. Ces renseignements ne servent ni à identifier les personnes ni à communiquer avec elles.

Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels peuvent être utilisés pour fournir aux clients de l’information au sujet des produits ou des services demandés ou au cours de la prestation de ces produits ou services. Les renseignements personnels seront utilisés ou divulgués uniquement aux fins indiquées au moment de leur collecte et dans la présente section sur les principes ou auxquelles le client a consenti par la suite. Nous utiliserons ou divulguerons les renseignements personnels à d’autres fins uniquement avec le consentement du client ou lorsque la loi nous le permet ou nous y oblige. Les renseignements personnels seront conservés uniquement pendant la période nécessaire aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou autrement permises ou exigées par la loi.

Divulgation à des tiers

Vos renseignements personnels peuvent être divulgués à des mandataires, à des tiers fournisseurs de services, à des intermédiaires et à des organismes de réglementation, mais uniquement dans le but de vous fournir nos services.

Nous pouvons confier le stockage et le traitement des données à un tiers situé dans un pays étranger. Il se peut que les lois en vigueur dans ce pays permettent l’accès à vos renseignements personnels.

Chaque fois que nous transférons des renseignements à un tiers, nous veillerons à ce que ce tiers maintienne au moins les mêmes mesures de protection à l’égard de ces renseignements que celles qu’il applique à l’égard de ses propres renseignements confidentiels.

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels recueillis ou que vous fournissez, comme il est décrit dans le présent avis de confidentialité :

lorsque nous avons des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles dans le cadre d’une enquête sur une activité illégale;
pour se conformer à une assignation à comparaître, à un mandat, à une ordonnance du tribunal, à une loi ou à un processus juridique, y compris pour répondre à une demande gouvernementale, réglementaire ou d’application de la loi;
si nous croyons que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits et les biens de Leith Wheeler et de ses sociétés affiliées, ou les droits et les biens d’autrui; et/ou
lorsque la loi l’exige ou l’autorise par ailleurs.

Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels si nous avons l’intention de vendre ou de transférer la propriété ou le contrôle d’une partie de l’entreprise, de ses activités ou de ses services à un tiers, y compris dans le cadre d’une restructuration, d’une fusion, d’une cession ou d’une dissolution.

Exactitude

Nous ferons tout en notre pouvoir pour nous assurer que vos renseignements personnels soient aussi exacts, exhaustifs et à jour que possible pour satisfaire aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

Mesures de protection des renseignements des clients

Nous maintenons des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels dont nous avons la garde ou le contrôle contre tout accès non autorisé, communication, copie, utilisation ou modification, vol, utilisation abusive ou perte. Ces mesures de sécurité s’appliquent en fonction de la sensibilité de l’information.

Nous avons mis en place des politiques et procédures qui informent nos employés, nos représentants et nos mandataires de nos responsabilités et des leurs lors de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels que nous recueillons. Nous offrons à nos employés une formation annuelle sur notre politique de confidentialité.

Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, électroniques, technologiques, procédurales et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels dont nous avons la garde ou le contrôle contre tout accès non autorisé, communication, copie, utilisation ou modification, vol, utilisation abusive ou perte. Ces mesures de sécurité s’appliquent en fonction de la sensibilité de l’information.

Nous avons conclu des ententes avec des fournisseurs de services tiers qui exigent que les renseignements personnels que nous leur fournissons soient protégés et utilisés uniquement dans le but de fournir le service que nous avons demandé au fournisseur de fournir.

Ouverture

Vous pouvez demander par écrit à notre chef de la protection des renseignements personnels des renseignements sur notre politique relative à la gestion de vos renseignements personnels.

Accès des clients

Nous informerons les clients qui nous en font la demande de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de leurs renseignements personnels et nous leur donnerons accès à leurs renseignements, sauf exception prévue par la loi. Vous pouvez vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements personnels et demander des corrections en vous adressant à notre chef de la protection des renseignements personnels.

Vous avez le droit, sous réserve de certaines restrictions, de demander officiellement l’examen ou la vérification de vos renseignements personnels, ou de savoir à qui nous les avons communiqués. Pour faire une demande officielle d’accès, veuillez envoyer une demande écrite à notre chef de la protection des renseignements personnels. Veuillez inclure votre nom complet, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre ou vos numéros de compte dans toute correspondance qui nous est adressée et fournir suffisamment de détails pour nous permettre de déterminer les renseignements que vous souhaitez obtenir et les détails relatifs à ceux-ci.

Veuillez noter que nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir ces renseignements dans certaines circonstances, par exemple lorsque ces renseignements :

contiennent des références à d’autres personnes;
contiennent des renseignements exclusifs confidentiels pour nous;
ont été détruits;
sont trop dispendieux à récupérer;
font l’objet d’un privilège juridique ou d’une autre forme de privilège;
ne peuvent être divulgués pour des raisons juridiques; ou
se rapportent à une enquête.

Si nous ne sommes pas en mesure de fournir certains des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, nous vous expliquerons pourquoi, lorsque la loi le permet.

Nous vous aviserons si des frais minimaux sont requis pour effectuer la recherche et nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours.

Contestation de notre conformité

Si vous avez des raisons de mettre en doute notre conformité aux lois sur la protection des renseignements personnels ou souhaitez obtenir des éclaircissements sur les principes décrits ci-dessus, communiquez avec notre chef de la protection des renseignements personnels, qui agit également comme responsable de la protection des renseignements personnels. Si, après avoir communiqué avec nous, vous estimez que votre préoccupation n’a pas été traitée adéquatement, vous pouvez communiquer avec :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : www.priv.gc.ca

Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique : www.oipc.bc.ca